Granskning av upphandlingsdokument, anbud och avtal

Vi granskar upphandlingsdokumenten och dina anbudshandlingar och ger konkreta tips inför anbudsinlämningen.

Tenders har en dokumenterad och strukturerad process för att skriva anbud. Processen inkluderar en genomgång av upphandlingsdokumenten och en analys av hur dessa står i förhållande till upphandlingslagarna. Likaså innehåller den en modell för hur ett anbud ska granskas och kvalitetssäkras innan det lämnas in.

Otydliga upphandlingsunderlag är svåra att svara på. Risken är stor för missförstånd som leder till att anbudet inte uppfattas som attraktivt. Tenders granskar upphandlingsdokumenten dels för att fastställa att upphandlingen följer gällande upphandlingslagar och dels för att analysera de krav som ställs för att delta i upphandlingen.

Granskningen svara på om upphandlingsdokumenten:

  • Följer gällande upphandlingslag
  • Innehåller tydliga krav, utvärderingskriterier och beskrivningar

Granskningen omfattar också en genomgång av  upphandlingens kontraktsförslag. Granskningen resulterar i en tydlig check-lista. Den belyser dels oklarheter och frågor som bör ställas till den upphandlande myndigheten, dels vilka krav som ställs på anbudsgivaren och slutligen vilken dokumentation som bör bifogas anbudet. I förekommande fall pekar granskningen på de risker anbudsgivaren tar genom att ingå avtal rörande den aktuella upphandlingen. Checklistan fungerar både som ett beslutsunderlag för beslut om att deltaga i anbudsgivningen eller ej och som en del av anbudsskrivningens projektplan.

Arbetet med att färdigställa ett anbud är ofta omfattande och tidskrävande. Konsekvenserna av att lämna in ett ofullständigt anbud till en offentlig upphandling är betydligt mycket värre än att skicka en felaktig offert till ett företag inom den privata sektorn. Ett ofullständigt anbud eller ett felformulerat anbud leder ofta till uteslutning och många timmars arbete har gått till spillo. En granskning av ett anbud innan anbudsinlämning innebär att Tenders går igenom och kontrollerar att anbudet uppfyller alla ställda krav, att alla frågor är besvarade och redovisade i enighet med hur upphandlingsdokumenten är formulerade, att prislistor, specifikationer och övrig dokumentation är kompletta. Slutligen granskar vi att de redogörelser och beskrivningar som ska utvärderas är utformade på ett sätt så de ger högsta möjliga poäng.

  • Är alla krav uppfyllda?
  • Är alla frågor besvarade?
  • Är specifikationer, prislistor och övriga bilagor kompletta?
  • Är anbudet författat så det motsvarar vad som efterfrågas?
  • Är beskrivningar utformade för att ge högsta möjliga poäng?

Granskning av upphandlingsdokument, avtal och anbud leder till tips och strategier för hur man som anbudsgivare bäst anpassar sitt anbud i förhållande till upphandlingsdokumenten. I de fall underlagen är otydliga ställer Tenders frågor till upphandlaren för uppdragsgivarens räkning.

Granskning av tilldelningsbeslut och vinnande anbud

I de fall man inte erbjuds att teckna avtal finns det skäl att granska tilldelningsbeslutet och de vinnande anbuden. Tiden från det att vinnande anbud tillkännages och till dess att avtal tecknas är endast 10 veckodagar. Den s. k. avtalsspärren finns för att ge utrymme för utvärdering och beslut om huruvida man önskar föra talan mot myndighetens beslut eller inte. Med tanke på den korta tidsfristen kan det finnas skäl att låta Tenders granska beslutet och de vinnande anbuden i syfte att utröna om det finns grund för överprövning.

En granskning leder till svar på frågor som t ex:

  • Vad gjorde att ni förlorade affären?
  • Är utvärderingen riktigt gjord?
  • Stämmer uträkningarna?
  • Finns det grund för överprövning?

Av strategiska skäl är det viktigt att gå igenom och analysera konkurrenternas anbud. Information från dessa anbud kan leda till att nästa anbud man skriver författas med större precision och att man kan undvika fallgropar. Det finns således fler skäl att granska vinnande anbud än bara för att fastställa om grund till överprövning finns eller ej. Tenders har en utvecklat en pedagogisk modell för hur man sammanställer och drar slutsatser från vad andra anbudsgivare presenterat.

I många fall är prislistor sekretessbelagda. Även i dessa fall kan Tenders bistå i att ta fram underlag som kartlägger och specificerar konkurrenternas styckpriser.